AML a obowiązki firm księgowych

Zmiany w przepisach

Obowiązek stosowania przepisów Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej „Ustawa AML”) przez podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych został wprowadzony nowelizacją Ustawy AML z 25 czerwca 2009 r. Nowelizacja, poza wieloma innymi zmianami, rozszerzyła m.in. katalog instytucji obowiązanych, nakładając tym samym obowiązek stosowania zapisów Ustawy AML na podmioty świadczące usługi księgowe.

Istotną zmianą z punktu widzenia podmiotów świadczących usługi księgowe była również tzw. ustawa deregulacyjna z 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych. Od momentu wejścia w życie tej ustawy (10 sierpnia 2014 r.) działalność usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać osoby, które spełniają następujące warunki:

  • posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9, oraz
  • posiadają ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Oznacza to, że do prowadzenia działalności w zakresie świadczenia usług księgowych nie jest wymagany certyfikat księgowy.

Zwiększona liczba podmiotów objętych obowiązkami wynikającymi z Ustawy AML

W wyniku rozszerzenia obowiązku stosowania zapisów Ustawy AML na podmioty świadczące usługi księgowe oraz deregulacji zawodu księgowego wzrosła liczba podmiotów zobowiązanych wdrożyć i stosować wytyczne Ustawy AML. Mimo iż od wejścia w życie wspomnianych zmian w przepisach upłynęło już sporo czasu, w dalszym ciągu obserwujemy zwiększone zainteresowanie ze strony podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg wsparciem w tym obszarze. Zainteresowanie tematem AML wynika również ze szczególnej pozycji Polski jako lidera w obsłudze księgowej w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Co roku w naszym kraju powstaje od kilku do kilkunastu centrów usług wspólnych obsługujących od strony księgowej operacje międzynarodowych koncernów, które również podlegają obowiązkom wynikającym z Ustawy AML.

Główne obowiązki w stosunku do podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych wynikające z Ustawy AML można podzielić na klika obszarów.

Wprowadzenie wewnętrznych procedur

W odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych Ustawa AML, podobnie jak w przypadku pozostałych instytucji obowiązanych, nakłada obowiązek wprowadzenia pisemnej procedury, która powinna określać w szczególności: sposób wykonania środków bezpieczeństwa finansowego, rejestracji transakcji, sposób analizy i oceny ryzyka, przekazywania informacji o transakcjach do GIIF, sposób przyjmowania oświadczeń o statusie PEP (osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne), oraz sposób przechowywania informacji.

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonanie obowiązków wynikających z Ustawy AML

Instytucje obowiązane, w tym podmioty prowadzące działalność księgową powinny wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków wynikających z Ustawy AML. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych osobą odpowiedzialną jest osoba wykonująca tą działalność, w przypadku spółek kapitałowych oraz banków spółdzielczych i państwowych członek zarządu, natomiast w przypadku oddziałów banków zagranicznych dyrektor oddziału.

Rejestrowanie i analiza transakcji

Z perspektywy Ustawy AML firmy świadczące usługi księgowe są zobligowane do rejestrowania tzw. transakcji podejrzanych, tj. takich, których okoliczności wskazują, że mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. Transakcje takie muszą zostać zarejestrowane bez względu na ich wartość. W jaki sposób firma księgująca transakcję może uzyskać podejrzenia dotyczące ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu? Podstawą tej analizy powinny być kryteria zawarte w art. 10 ust. 3 Ustawy AML, tj.: ekonomiczne, geograficzne, behawioralne i przedmiotowe.

Natomiast wymóg wskazany w art. 8 ust. 1 Ustawy AML dotyczący rejestracji transakcji ponadprogowych tj. o wartości przekraczającej 15.000 EUR (bez względu na to, czy jest to pojedyncza transakcja czy kilka transakcji powiązanych) dotyczy bezpośrednio „instytucji przeprowadzających transakcję”, czyli (zgodnie z art. 2 ust 1e Ustawy AML) instytucji wykonujących zlecenie lub dyspozycję klienta. Zapis ten odnosi się przede wszystkim do instytucji kredytowych, instytucji finansowych oraz banków. Zatem o ile firma księgowa nie wykonuje zlecenia lub dyspozycji klienta na kwotę przewyższającą 15.000 EUR lub nie przyjmuje zapłaty za usługi księgowe w gotówce od swoich klientów (spełnia tym samym definicję zawartą w art. 2 ust. 1t Ustawy AML, tj. przedsiębiorcy przyjmującego płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 15.000 EUR również, gdy należność za określony towar jest dokonywana w drodze więcej niż jednej operacji) nie ma obowiązku rejestracji tzw. transakcji ponadprogowych.

Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego i analizy ryzyka

Ustawa AML nakazuje stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów instytucji obowiązanych, których zakres powinien być uzależniony od oceny ryzyka. Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na:

  • identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości,
  • podejmowaniu czynności z zachowaniem należytej staranności w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i weryfikacji jego tożsamości,
  • uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i charakteru stosunków gospodarczych klienta,
  • bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, w tym badaniu przeprowadzanych transakcji w celu zapewnienia, że przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie i profilu jego działalności oraz z ryzykiem, a także w miarę możliwości badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz bieżącym aktualizowaniu posiadanych dokumentów i informacji.

Ustawa AML wymaga, aby środki bezpieczeństwa finansowego były stosowane na każdym etapie współpracy z klientem, tj.:

  • przy zawieraniu umowy z klientem,
  • przy przeprowadzaniu transakcji z klientem, której równowartość przekracza 15 000 euro, gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji,
  • gdy zachodzi wątpliwość czy posiadane dane o kliencie są prawdziwe lub pełne.

Często zadawanym pytaniem przez podmioty prowadzące działalność w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych jest pytanie dotyczące konieczności stosowania środków bezpieczeństwa finansowego również w odniesieniu do klientów własnych klientów, będących stronami księgowanych operacji gospodarczych. Według naszej interpretacji zapisów Ustawy AML stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego przez podmioty świadczące usługi księgowe odnosi się bezpośrednio do własnych klientów, tj. podmiotów, z którymi podmioty te zawierają umowę na świadczenie usług księgowych.

Raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (dalej „GIIF”)

Obowiązek raportowania przez firmy świadczące usługi księgowe informacji do GIIF obejmuje przekazanie informacji dotyczących zarejestrowanych transakcji podejrzanych, w trybie niezwłocznym. Przekazanie to polega na przesłaniu lub dostarczeniu danych z rejestru transakcji. Zakres informacji przekazywanej do GIIF powinien obejmować: datę przeprowadzenia transakcji, dane identyfikacyjne stron, kwotę, walutę i rodzaj transakcji, numery rachunków w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków, uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji. Dodatkowo należy przekazać dodatkowe dane dotyczące transakcji podejrzanej będące w jej posiadaniu, w tym informacje o rachunkach osobistych oraz związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, niewykorzystanych w zaraportowanej transakcji.

Przechowywanie informacji

Instytucje obowiązane, w tym również firmy prowadzące działalność księgową, zobowiązane są do przechowywania rejestrów transakcji, informacji oraz dokumentów dotyczących transakcji, a także wyników analiz przeprowadzonych transakcji, przez okres 5 lat, liczony od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zostały przeprowadzone.

Powyżej przedstawione wymagania stanowią ogólny zarys obowiązków nałożonych przez Ustawę AML na podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązkiem każdego podmiotu jest szczegółowe wdrożenie wymogów uwzględniających specyfikę realizowanych procesów, wykorzystywanych systemów, strukturę organizacyjną oraz możliwości finansowe.

Z doświadczenia w pracy z naszymi klientami wiemy, że analiza zapisów Ustawy AML może budzić wiele wątpliwości. Wśród najczęściej zgłaszanych problemów znajduje się kwestia wystarczalności podejmowanych przez podmioty działań w kontekście spełnienia wymogów Ustawy AML, zakresu informacji posiadanych na temat klientów i beneficjentów rzeczywistych a także możliwości szybkiego wykazania, w przypadku kontroli ze strony regulatora, spełnienia wymogów Ustawy AML. Nie należy również zapominać o konieczności dostosowania przez firmy księgowe do wymogów 4 Dyrektywy AML, która w niedalekiej przyszłości zostanie oficjalnie przeniesiona na grunt polskiego prawodawstwa.

O głównych zmianach wynikających z 4 Dyrektywy AML pisaliśmy tutaj: IV Dyrektywa AML: najważniejsze zmiany w przepisach

Udostępnij
Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn76Share on Google+1

Podobne wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *